#4 dicas para aumentar a produtividade do seu escritório contábil

Fazer mais, com menos… Esse é o grande objetivo quando o assunto é a produtividade em escritórios contábeis

Ao olharmos os números do mercado, a relevância do tema fica ainda mais clara. O Conselho Federal de Contabilidade tem pouco mais de 517 mil profissionais registrados

Enquanto isso, de acordo com o Data Sebrae, só as empresas optantes pelo Simples Nacional totalizam quase 12 milhões. 

Ou seja: trabalho é o que não falta. já que o contador é de extrema importância para garantir a conformidade do empresário com o governo, contribuindo também com a saúde financeira dos negócios. 

Por que é importante se preocupar com a produtividade?

Aumentar a receita do escritório de contabilidade está quase sempre entre os objetivos dos empreendedores contábeis. 

Você já pensou em como a produtividade impacta diretamente nesse meta?

Por exemplo, imagine que a sua equipe consegue atender 4 clientes por hora. Enquanto isso, um escritório concorrente que possui estrutura, recursos e custos similares, consegue atender 8 clientes nesse mesmo tempo. 

Em uma análise rápida, podemos supor que a segunda empresa é mais produtiva, certo? Afinal, ela consegue atender o dobro de clientes em uma hora.   

Isso pode acontecer porque ela tem uma rotina bem organizada e otimizada, além de funcionários mais treinados. 

Sendo assim, quando falamos em produtividade, precisamos pensar em três variáveis principais: custo, tempo e quantidade produzida.

Então, quer dizer que para conseguir aumentar a sua produtividade, um escritório contábil precisa conseguir produzir mais, em menos tempo e com custos menores. 

Para te ajudar nessa missão, selecionamos 5 dicas do G-Click, incluindo algumas funcionalidades incríveis desenvolvidas por contadores para contadores:

#1 Mapeamento de processos

Durante a fase de implementação do G-Click, todos os processos do escritório são mapeados. Essa etapa é essencial para a descoberta dos principais gargalos de produtividade. 

Será que existem processos desnecessários? Ou que podem demorar menos tempo para serem executados se forem feitos em outro momento ou de outra forma? Cada uma das tarefas tem prazos, responsáveis finais e estão organizadas de maneira coerente? O que deveria estar sendo feito e não está? E o que está sendo feito e não deveria ser uma prioridade?  

Todas essas questões serão respondidas pelo mapeamento, dando um norte para a evolução do nível de produtividade de toda a equipe. 

Leia mais: Guia Definitivo de Organização de Processos do Escritório Contábil

#2 Foco no lugar certo

Você conhece o Princípio de Pareto? O padrão encontrado por Joseph Moses indica que “para muitos eventos, aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas”. 

É por isso que popularmente ele também é conhecido como “Regra do 80/20”. 

Uma maneira estratégica para aumentar a produtividade do escritório contábil é descobrir onde colocar os seus 20% de esforço. 

Para começar, uma boa ideia é se perguntar: qual é o perfil dos meus 20% de clientes que trazem 80% da minha receita? Eles atuam em um nicho específico? Quais são as características que têm em comum? 

Assim, é possível traçar um plano de ação que atue diretamente na captação dos clientes mais rentáveis, diminuindo o esforço de marketing e vendas, e consequentemente, aumentando a produtividade.   

#3 Informações a um clique

Um dos grandes desafios dos gestores contábeis é conseguir fazer análises estratégicas, que mostrem a saúde do escritório e que auxiliem na tomada de decisão. 

Na maioria das vezes, isso acontece porque todas as informações estão descentralizadas, espalhadas em diversas planilhas, papéis ou só com quem foi  responsável pelo processo.  

A dificuldade em reunir tudo e a falta de confiança nos dados faz com que os gestores desistam de trabalhar com relatórios desse tipo. Um erro que impacta diretamente na baixa produtividade dos escritórios.

Com o G-Click, todos os processos estão mapeados e os dados sobre cada uma das tarefas disponíveis para consulta a qualquer momento.  

Os gráficos e relatórios são gerados automaticamente fazendo com que o gestor possa acompanhar tudo o que acontece no escritório em tempo real, por período e por funcionários envolvidos.

#4 Sem ruídos de comunicação

É comum vermos tarefas ficando atrasadas pela falta de comunicação entre duas pessoas. 

Ao implementar o G-Click no dia a dia do escritório, todas as informações deixam de ser centralizadas em uma só pessoa e passam a fazer parte do banco de dados da empresa. 

O gestor web permite que todos os dados de determinada tarefa fiquem disponíveis na mesma hora, sem que seja preciso perguntar o que está acontecendo para alguém. A economia de tempo é muita!   

A troca de e-mails referente a cada tarefa também pode ser armazenada no G-Click, mantendo sempre todo o histórico de ocorrência de forma simples e organizada, resultando em menos horas de trabalho desperdiçadas para “achar” as informações. 

Quer descobrir pessoalmente como o G-Click vai aumentar a produtividade do seu escritório?

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