Como atender bem novos clientes na contabilidade sem atrasar as demandas habituais?

Conquistar novos clientes na contabilidade é um dos principais objetivos de quase todos os escritórios. Afinal, essa é uma das maneiras mais eficazes de aumentar o faturamento e fazer o negócio crescer. 

Mas junto com as novas empresas nas carteiras de atendimento, surge um grande desafio: 

Como dar conta de atendê-las bem, causando uma ótima primeira impressão, ao mesmo tempo em que é preciso lidar com todas as demandas que já são habituais? 

É preciso muita habilidade para gerenciar clientes que estão em momentos distintos, exigindo de você diferentes níveis de atenção. 

Nessa situação, sua capacidade de ser multitarefas vai ser testada e você ainda ganha uma chance para desenvolvê-la. 

O mais importante é ter foco nas entregas e organização para não se perder no meio de uma rotina tão corrida e cheia de detalhes. 

Neste artigo, separamos #3 dicas que irão te ajudar a fazer com que os novos clientes tenham um excelente atendimento, ao mesmo tempo em que as entregas que já estão programadas não fiquem atrasadas! 

#1 Entenda as peculiaridades de cada momento (novos clientes na contabilidade x clientes que já são recorrentes)

O início de qualquer projeto requer um acompanhamento de perto para que todas as “configurações iniciais” sejam alinhadas e resolvidas. 

É como em um voo. 

Antes de atingir a “posição de cruzeiro” e deixar o avião em piloto automático, toda a tripulação fica em alerta máximo. 

Pilotos e copilotos passam por um extenso checklist antes da decolagem, porque sabem que esse é um momento sensível para o sucesso da viagem. 

É preciso ter muita atenção para que nada dê errado! 

Você precisa pensar que os clientes novos são os seus aviões que estão prestes a decolar. Ou seja: eles exigem bastante atenção até que consigam atingir a “posição de cruzeiro”, aquela em que os clientes recorrentes já rodam no piloto automático. 

Mas para chegar até lá, sabemos que é preciso cumprir uma série de tarefas. Você tem um checklist com tudo o que precisa ser executado? Sabe quanto tempo irá gastar em cada uma das etapas? Quais alinhamentos devem ser feitos com os novos clientes? 

Aproveite o início do trabalho para conhecer o perfil do seu cliente, descobrindo como ele prefere se comunicar, qual o seu nível de conhecimento e organização em relação à contabilidade e etc. 

Com certeza você vai conseguir enquadrá-lo em um destes 7 perfis de clientes na contabilidade e isso pode facilitar bastante os seus próximos passos!  

#2 Tenha uma visão global e antecipe demandas

Quando você tem total domínio da carteira de clientes, sabe exatamente onde estão os pontos críticos, certo?

E também consegue ter uma ideia de qual serão os meses mais tranquilos ou corridos de acordo com a quantidade de entregas que precisam ser feitas… 

Bem, se você tem essa visão global das suas demandas e conhece bem os clientes, é possível se planejar para distribuir as tarefas de maneira mais equilibrada ao longo dos meses. 

Se tudo está tranquilo, por que não antecipar as entregas daquele cliente que você sabe que é super organizado? 

Se já tem tudo o que precisa em mãos para riscar uma demanda da lista, por que postergar e simplesmente ficar esperando o prazo chegar para fazer o que precisa ser feito? 

Use os momentos de maior calmaria de maneira inteligente, para evitar que você fique sobrecarregado depois.  

#3 Organize a rotina com um gestor de tarefas e processos

Organização é a palavra-chave para conseguir atender bem novos clientes na contabilidade sem atrasar as demandas habituais. 

E é impossível saber exatamente o que precisa ser feito usando aquela planilha improvisada, anotando tudo na agenda ou tentando lembrar de cabeça, certo? 

Uma hora ou outra, alguma coisa vai passar despercebida ou ficar esquecida… 

É por isso que usar a tecnologia a seu favor é essencial! Os escritórios de contabilidade que vem se destacando são aqueles que estão aproveitando as inovações do mercado para melhorar os seus serviços.

Para ter um cronograma claro do que precisa ser feito e acompanhar os prazos de entrega de cada cliente, o mais recomendado é utilizar um gestor de tarefas contábeis. 

Assim, também é possível definir o checklist de entregas iniciais que precisam ser feitas pelos novos clientes e por você, com o objetivo de deixá-los no piloto automático, como falamos acima. 

Tudo fica padronizado e é muito mais fácil gerenciar as diferentes demandas com máxima qualidade de atendimento.  

Para você entender na prática, como tudo pode funcionar no seu escritório, é só solicitar uma demonstração gratuita do G-Click! 

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