Contadores em home office: como está sendo

Desde a última semana, estamos vivendo uma situação inédita, tanto no mundo quanto na contabilidade.

Diante do cenário de pandemia causado pelo Coronavírus, a grande maioria dos escritórios precisou decretar o home office.

Quais têm sido os impactos dessa decisão? Como anda o dia a dia dos contadores? 

Para entender melhor o que está acontecendo neste momento que pegou todos de surpresa, conversamos com o Jorge Martinez, sócio do escritório HB Realiza, e com a Cristiane Andrade, sócia do G-Click e também da Confiare

O primeiro ponto levantado por ambos é sobre a maturidade de cada escritório, já que cada negócio vai ter um nível de preparo diferente para o trabalho remoto.

A HB Realiza, por exemplo, já vinha testando o home office como uma opção, como explica Jorge:

“Sempre tivemos uma pré-disposição para trabalhar remotamente e já havia um projeto em andamento para ter metade da equipe de uma forma mais home office. isso ajudou muito nesse momento que  fomos obrigados a colocar todo mundo trabalhando de casa. Mesmo sem ter uma estrutura para isso, esse pré plano foi uma ajuda para conseguirmos estar 100% em casa, sem ninguém atendendo no escritório”.

A importância da hospedagem em  nuvem

Para ele, o essencial para executar esse plano de “contingência” foi ter todas as ferramentas de uso diário hospedadas em nuvem, ou seja, podendo ser acessadas por qualquer colaborador de qualquer lugar. 

“A visão de colocar tudo online e na nuvem ajudou muito. Se a gente não tivesse se movimentado antes, principalmente em relação a parte contábil, seria praticamente impossível sairmos do escritório e atendermos o cliente em casa”.

Para Cris, a mudança do servidor físico para a nuvem é um grande desafio para os escritórios de contabilidade.

Mas essa transição já não é uma tendência, é necessária para quem quer sobreviver em um mundo majoritariamente digital. 

Por isso, se os gestores ainda não tinham se questionado sobre isso, já passou da hora de definir a estrutura do escritório.

Como irão utilizar o software contábil, controlar processos e armazenar os arquivos em nuvem? 

Mesmo que ainda exista uma estrutura mista, com um servidor físico e local armazenando arquivos mais antigos, por exemplo, é essencial que a transição para o trabalho em nuvem aconteça. 

Assim, os colaboradores podem acessar os softwares em nuvem online e o servidor físico por VPN.

Comunicação com o cliente: como está acontecendo? 

Entre os maiores desafios relatados pelos contadores nos últimos dias, está o contato com os clientes.

Na HB Realiza, Jorge diz que o principal canal de comunicação tem sido o WhatsApp: 

“Assim o cliente consegue entrar em contato muito rápido para atendermos qualquer demanda!”. 

Para os escritórios que ainda são muito dependentes do telefone, Cris tem uma ótima dica:

“Na G-Click, a telefonia é voIP. Só precisei dar o fone para a equipe e eles conseguem atender normalmente de onde estiverem. Se quiser, é possível transformar a linha local para voIP, recebendo ligações, com ramal inteligente e etc.  É mais um detalhe para pensar quando for subir tudo para a nuvem.” 

Equipamentos

O trabalho home office exigiu que os funcionários levassem os equipamentos para casa. Foi justamente aí que Jorge encontrou uma dificuldade e também teve um aprendizado:

“Há alguns anos fizemos a troca das máquinas no escritório e compramos muitos desktops ao invés de notebooks. Então, tivemos que conseguir notebooks rapidamente ou ficamos dependentes do empregado usar o seu próprio computador pessoal. Então, uma dica é optar pela compra de máquinas que possam ser deslocadas, como os notebooks.” 

Na Confiare, escritório em que Cris é uma das sócias, os funcionários puderam levar os notebooks que usavam. De olho na parte administrativa, ela deu uma dica importante:

“É interessante fazer um termo para saber o que cada funcionário levou e manter o controle e a organização dos equipamentos do escritório. Você pode colocar o nome e o número de série do notebook de cada um, por exemplo.”  

Equipe e clientes

Sabemos que muitos gestores têm medo do home office: como os funcionários irão se comportar? Quem vai supervisionar?

E por vezes, até os próprios contadores ficam receosos com esse modelo de trabalho:  será que vou conseguir cumprir as minhas obrigações? Será que vou ter foco trabalhando em casa? 

Neste quesito, tanto Cris quanto Jorge concordam que está acontecendo um esforço e um engajamento coletivo para que as atividades continuem ocorrendo normalmente.

Afinal, é assim que os clientes irão perceber que os serviços contábeis são essenciais em momentos de crise como esses.   

A HB Realiza adotou a postura de ligar para todos eles, para entender melhor o momento de cada um e marcar presença, tirando as dúvidas. 

“Ao falar com cada cliente é possível ter várias percepções e ir adquirindo conteúdo. Você percebe as atitudes que eles estão tomando e começa a ter uma base para trocar ideia com o próximo”. 

O mais importante é mesmo estando em home office, ter um comportamento de comprometimento e de preocupação com o cliente.

Para Cris, o foco e a assertividade da equipe estão ainda maiores.

“Acho que todos acabam gastando menos tempo de translado e o comprometimento e a autogestão estão sendo muito trabalhados nesse momento. Tenho percebido essa preocupação de estarmos próximos dos clientes. É um momento em que as pessoas se sentem despreparadas e não acolhidas, por isso, precisamos estar presentes. Cada cliente vai ter uma situação diferenciada em relação a folha de pagamento, aos empregados… E tem situações que a escolha da empresa vai fazer muita diferença financeiramente: vale dar férias coletivas? Encerrar o contrato? Como quem trabalha com turismo vai se sustentar já que o mercado desse segmento está super afetado? É preciso entender a situação de cada um”.

E na hora de se comunicar, tanto com a equipe quanto com os clientes, é interessante pensar em adotar ferramentas de videoconferência, como o Zoom.

Assim, você gera mais pessoalidade e empatia durante o período em que os encontros físicos não são permitidos. 

Já para organizar as conversas corporativas e organizar melhor as conversas em chats por área ou temáticas, por exemplo, recomendamos o Slack

Aprendizados e próximos passos

Quando tudo passar, acreditamos em uma coisa: nada vai ser como antes! Nem no mundo e nem no mercado contábil. 

Durante essa crise, ficou claro que quem se antecipou e implementou soluções digitais saiu na frente. 

Por isso, o momento é analisar os erros cometidos para se preparar melhor para os imprevistos no futuro. 

O Jorge, por exemplo, já disse que na próxima compra de equipamentos, vai priorizar os notebooks. 

E você? Quais aprendizados já teve desde que o modelo home office começou a ser adotado?

Ah, e se quiser saber como a G-Click pode te ajudar, especialmente nesse momento, é só agendar uma demonstração com a nossa equipe!

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