Gestão de escritórios contábeis: os erros mais comuns e as suas soluções

Quando falamos em gestão de escritórios contábeis, é fácil encontrar quem siga a teoria de “Faça o que eu digo mas não faça o que eu faço!”.

Será que você faz parte desse grupo?

Sabemos que os contadores têm atuado cada vez mais junto aos clientes, exercendo novos papéis e se tornando aliados estratégicos para que as empresas alcancem bons resultados.

Mas e quando se trata do seu próprio escritório? Você consegue mensurar como a falta de organização dos processos gera uma série de ineficiências graves e repercute diretamente no desempenho de cada funcionário?

Segundo Veridiana Rotondaro Pereira, professora de MBA Gestão Empresarial da FIA (Fundação Instituto de Administração), para alcançar uma gestão eficiente é necessário que as atividades empresariais sejam vistas não em termos de funções, departamentos ou produtos, mas como processos.

“O corpo diretivo da organização deve enxergar o valor da mudança. Para isto, deve considerá-la em suas diretrizes e decisões”.

Isso quer dizer que deve existir um fluxo de execução das atividades bem definido e estruturado, que interligue a organização como um único organismo, o que de fato é.

A gestão dos processos é fundamental neste sentido, e impacta diretamente na produtividade da sua equipe e saúde financeira da sua empresa contábil.

Abaixo estão alguns dos erros mais comuns na gestão de escritórios contábeis.

Erro #1 – Ausência de planejamento

Sem planejamento é impossível dizer quais serão as próximas ações estratégicas e melhorias a serem feitas na empresa. É preciso antes de implementar qualquer mudança, avaliar o impacto de maneira detalhada e cuidadosa.

E ainda mais importante que isso: definir objetivos claros para o negócio.

A meta é conseguir mais clientes? Melhorar a retenção? Aumentar o faturamento? Consolidar o posicionamento da marca?

Para cada meta, ações diferentes precisam ser executadas. E se você não define uma estratégia para que isso ocorra, a gestão do seu escritório contábil será prejudicada.

Algumas ferramentas podem te ajudar no planejamento e na elaboração de um plano de ação eficiente. Um exemplo é a metodologia 5W2H.

Com ela, é possível criar uma sequência de ações para alcançar a meta estipulada.

Basta responder às perguntas:

  • O que? – a meta a ser cumprida;
  • Por que? – as razões e importância em atingir a meta;
  • Onde? – o local em que as ações serão realizadas;
  • Quando? – os prazos de cada ação;
  • Quem? – as pessoas que serão envolvidas no projeto e qual deve ser a atividade de cada membro da equipe;
  • Como? – as ações que serão realizadas para atingir a meta;
  • Quanto? – o valor financeiro que será gasto na realização do projeto.

Lembre-se que sem processos bem definidos e controlados, que foram desenhados de forma consciente, qualquer decisão a ser tomada, é feita “às cegas”.

Erro #2 – Baixo controle financeiro

Certamente, a importância do controle financeiro é sempre um dos temas de suas reuniões e alinhamentos com os seus clientes.

Mas e quando se trata do seu escritório contábil? Você realiza uma boa gestão dos recursos disponíveis?

Analisar e ter total controle sobre as despesas e receitas do negócio é essencial para verificar a sua rentabilidade e conseguir ter uma boa gestão contábil, não é mesmo?

Para aplicar esse conhecimento no dia a dia, utilize ferramentas para controle do fluxo de caixa, das suas movimentações em dinheiro e etc.

Se for necessário, não hesite em contratar um funcionário especialista para cuidar das contas empresariais. Pense nisso como um investimento para conseguir utilizar seu tempo cuidando de questões de maior impacto na gestão!

Erro #3 – Cultura empresarial departamentalizada

É bastante comum que as diferentes áreas da sua empresa busquem atingir metas e objetivos individuais, sem considerar o negócio como um todo.

Por vezes, a falta de conhecimento do impacto em outros departamentos no dia a dia do próprio trabalho, favorece um comportamento pouco colaborativo e pode acabar gerando ruídos na comunicação

Ao definir os processos da empresa e informá-los para todos os colaboradores, você ganhará clareza nas atividades e mais produtividade, além de atuar nas exceções.

Se possível, o ideal aqui é que todos os processos de gestão do seu escritório contábil sejam criados de maneira conjunta por todos os envolvidos na entrega das tarefas.

Enquanto sócio, seu papel é atuar como um mediador garantindo o alinhamento entre todos os membros da equipe e com o os objetivos finais.

Com a gestão dos processos estruturada, com fluxos bem desenhados, é impossível que as diferentes áreas não conversem entre si e não entendam a relevância de cada uma dentro da empresa.

Desta forma,  o desempenho geral na execução de todas as tarefas melhora muito.

Erro #4 – A lógica de sempre “apagar os incêndios”

Já teve a sensação de estar sempre equilibrando pratos ou apagando incêndios

Pois é! A ausência de gestão de processos faz com que isto aconteça.

Não existe padrão na execução das atividades, nunca se sabe bem o que; por quem; como e quando uma atividade está sendo feita. Essa é a realidade da maioria dos escritórios de contabilidade que conhecemos.

Enquanto gestor, você está acostumado a trabalhar com a corda no pescoço, perdido em seu monte de atividades desordenadas.

Se sim, sua realidade precisa mudar urgentemente!

Existem sistemas especializados em gestão de processos e tarefas contábeis, tornando possível que os gestores atuem pontualmente, apenas quando algo realmente sai do controle da equipe.

Softwares assim, também podem automatizar alguns processos do escritório, fazendo com que o negócio ganhe em produtividade e reduza a probabilidade de ocorrerem erros.

Estima-se que empresas com processos automatizados são 50% mais lucrativas e têm um valor de mercado 19% superior do que suas concorrentes.

Erro #5 – Retrabalho, reclamações e desperdícios

Quando existe uma gestão de processos ineficiente, os retrabalhos, erros e desperdícios são inevitáveis.

Consequentemente, as reclamações dos clientes aumentam.

Afinal, como você pode garantir agilidade e eficiência no atendimento, se não consegue nem se organizar internamente?

Diante deste cenário, fica muito difícil prestar um serviço de alto valor agregado.

Como ter uma equipe de alto rendimento em meio ao caos? Como saber quem tem uma boa produtividade, se não existe uma medida válida para avaliação?

É realmente muito complicado engajar e motivar os funcionários, para que tenham uma produtividade excelente, sem a casa arrumada.

Neste e-book falamos um pouco sobre o que as empresas de contabilidade líderes fazem de diferente das outras.

E mais uma vez, uma ótima solução para o seu negócio é a implementação de um software! Existem ferramentas incríveis que geram redução de custo, eficiência operacional e maior segurança e agilidade.

Para você, o ideal é escolher soluções especializadas no ramo contábil.

Erro #6 – Falta de clareza no preço

Na hora de passar um orçamento, é preciso ter na ponta da língua quanto vale a hora do seu escritório de contabilidade.

Para isso, o primeiro passo é saber quais são todos os gastos fixos e variáveis da sua empresa. A lógica aqui é que você deve pagar todas as contas, para só depois receber uma parcela do lucro.

Em seguida, para definir o preço dos honorários de uma forma competitiva e que gere lucro, analise as seguintes informações:

  • Quanto tempo o cliente irá demandar mensalmente?;
  • Qual é o custo do funcionário que será responsável por esse atendimento? (considere salário, férias, 13º, encargos e horas extras, se necessário);
  • Quais são os custos extras envolvidos? (motoboy, papel, impressões e etc);
  • Qual é a margem de lucro esperada?

Com esses dados em mãos, você está pronto para enviar um orçamento justo e de acordo com o que você espera receber pelo trabalho solicitado.

Espero que você tenha gostado desse artigo!

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