Gestão de tempo: os #5 maiores erros dos contadores e como evitá-los

“O dia precisa ter 48h para eu conseguir dar conta de fazer tudo!”

“Não tenho tempo para fazer nada…”

“A vida anda muito corrida!”

De uma maneira muito natural, essas frases já viraram parte do nosso dia a dia… Se você nunca falou, com certeza já ouviu, e vice e versa. 

Isso prova que conseguir gerir o tempo de maneira efetiva é um dos maiores desafios da vida moderna. 

E para quem trabalha no mercado contábil, não é diferente. 

Seja em eventos de contadores ou naqueles papos durante o almoço do escritório, sempre tem alguém falando sobre as grandes demandas para serem resolvidas em um curto espaço de tempo. 

Por isso, separamos os 5 maiores erros dos contadores quando o assunto é gestão de tempo, e dicas de como evitá-los: 

#1 Não saber o que pode melhorar

Para conseguir criar um plano de ação que realmente faça com que a gestão de tempo dentro do escritório seja melhor, é preciso ter total consciência do estado atual. 

O que poderia ser feito mais rapidamente? Quais são as atividades que mais “agarram”? Existem fatores externos que prejudicam a produtividade?

Para descobrir tudo isso, o ideal é que os gestores conversem com todos os colaboradores e, a partir daí, tirem insights valiosos para implantar novas condutas. 

Assim, será possível criar métodos que auxiliem na realização mais rápida de tarefas e atividades do dia a dia. 

É muito fácil se acomodar diante de processos que poderiam ser melhorados e, quando isso acontece, o problema só se arrasta. 

Por isso, quando perceber que algo pode ser feito de maneira mais eficaz, tenha proatividade para ser o líder das mudanças necessárias. 

#2 Não ter uma rotina

Muitos escritórios ainda não possuem rotina de trabalho.

Como consequência, além de correr o risco de alguma demanda ficar esquecida, também aumentam as chances dos contadores serem surpreendidos com tarefas urgentes que ficaram esquecidas e por pedidos em cima da hora de clientes.  

É por isso que fazer o planejamento das atividades do mês é essencial. 

Visualizar quais são os pontos mais importantes de entrega e os seus prazos irá te ajudar a definir as prioridades, trabalhando de forma inteligente e organizando o tempo com mais calma. 

Além disso, você também pode definir momentos específicos para se dedicar a aspectos mais estratégicos do negócio, como o atendimento aos clientes ou ao acompanhamento de colaboradores, caso você seja líder.

Bloquear horários na sua agenda para fazer tarefas menos operacionais é uma excelente alternativa de realmente conseguir realizar essas atividades, que muitas vezes ficam completamente de lado com a correria do dia a dia. 

#3 Ser atropelado por uma enxurrada de demandas urgentes

Como falamos no item anterior, quando você não tem uma rotina fica fácil ser atropelado por demandas urgentes. 

Para que isso não aconteça, além de se organizar internamente, também é importante que você “eduque” os clientes do escritório.

Quando eles se acostumam a pedir ou enviar tudo em cima da hora, é praticamente um caminho sem volta. 

Além de fazer esse trabalho de conscientização por meio do contato direto entre contadores e seus clientes, outra ótima alternativa é fazer uma sequência de e-mails com conteúdos que ajudem a criar a cultura que você deseja. 

Que tal enviar um cronograma para os seus clientes com as principais entregas do ano? Ou dicas práticas para ajudá-los na organização financeira e contábil? 

Assim, você consegue agregar valor no atendimento e ainda torna os clientes mais conscientes do seu papel. 

A Matriz GUT também pode ser uma ótima aliada na hora de melhorar a organização interna. 

A metodologia analisa as seguintes variáveis: 

  • Gravidade (G): é o impacto que o problema irá gerar em médio e longo prazo, caso não seja resolvido. É preciso levar em conta os colaboradores, os processos, as tarefas e os resultados da empresa.
  • Urgência (U): é o prazo ou o tempo disponível para a resolução do problema. Aqui não tem segredo: quanto menor o tempo, mais urgente é o problema. Para ajudar nesse julgamento, o ideal é fazer a pergunta: “Isso pode esperar?”
  • Tendência (T): trata da probabilidade que o problema tem de crescer com o passar do tempo, como se fosse uma previsão das consequências: “Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?”

Com ela, é possível visualizar o atual cenário do escritório, definindo prioridades. 

Gostou? 

Clique aqui e faça o download gratuito da Planilha GUT

#4 Não ter processos automatizados

Muitas tarefas do dia a dia contábil são repetitivas e exigem um alto nível de atenção a detalhes. 

Mas e se você pudesse automatizar algumas das atividades? E se a conferência dos documentos fosse feita de maneira automática, por exemplo?  Isso te economizaria muito tempo, certo? 

Essa é uma das funcionalidades da G-Click, que você pode começar a usar no seu escritório contábil.

Com ela, os retrabalhos e as multas também diminuem. Ou seja: sobra mais tempo para você!  

#5 Não contar com o auxílio de um gestor de tarefas

Sabe quando você chega no escritório e não sabe nem por onde começar? 

Pois é… Além de automatizar a validação de arquivos, o gestor de tarefas te ajuda exatamente nisso! Com ele, você sabe exatamente o que e quando precisa fazer as atividades. 

Algumas das funcionalidades que também ajudam muito na gestão de tempo dos contadores, são: 

  • Controle de prazos;
  • Padronização das atividades; 
  • Execução de obrigações em lotes.

Utilizar a tecnologia é essencial para os contadores que querem melhorar a sua gestão de tempo! 

Quer ver como a G-Click pode fazer com que a gestão de tempo melhor exponencialmente no seu escritório?

É só agendar uma demonstração com a nossa equipe 🙂

Gostou do artigo?

Share on facebook
Compartilhe no Facebook
Share on linkedin
Compartilhe no Linkedin

Deixe um comentário!