Gestão dos processos nos escritórios de contabilidade

As demandas dentro de um escritório de contabilidade são muitas e em diversas áreas: administrativa, financeira, fiscal, de vendas e atendimento ao cliente. Diante disso, aprender sobre a gestão de processos na contabilidade é essencial para ter mais produtividade e eficiência no dia a dia.  

Se você não tomar cuidado, a desorganização e a falta de um mapeamento claro de processos podem fazer com que o seu negócio se transforme em um verdadeiro caos, com situações difíceis de reverter.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é a união dos conhecimentos de gestão de negócios com a tecnologia da informação para viabilizar e manter uma operação alinhada e cada vez mais eficiente.

O seu objetivo principal é otimizar os resultados de maneira contínua por meio do aperfeiçoamento de cada uma das etapas dos processos mapeados. 

Mas o que a falta de gestão de processos na contabilidade pode causar?

Os impactos negativos da falta de gestão de processos e tarefas na contabilidade podem ser muitos. Entre eles, destacamos aqui os mais comuns:

  • Retrabalhos por falta de clareza sobre responsáveis por cada tarefa e o que deve ser feito de maneira específica;
  • Atrasos que geram multas para os clientes, resultando em insatisfação com os serviços prestados e prejuízos financeiros para o escritório;
  • Gestores com baixa visão estratégica do negócio, sem conseguir enxergar os principais gargalos e com dificuldades nas tomadas de decisões importantes;
  • Falta de controle da produtividade da equipe;
  • Desorganização generalizada;
  • Alta rotatividade de clientes, que insatisfeitos com a qualidade do serviço prestado, acabam tendo as suas expectativas quebradas e procuram outros contadores;
  • Dificuldades em conseguir aumentar o valor dos honorários;
  • Serviços prestados que não são cobrados por falta de organização.

Diante desses cenários, fica fácil perceber porque se preocupar com a gestão de processos na contabilidade é tão importante, certo?

Direcionar o seu foco e energia para isso pode ser o que está faltando para levar o seu negócio para outro patamar. 

Leia mais: Como aumentar a produtividade do seu escritório contábil

Benefícios da gestão de processos na contabilidade

Se a falta do mapeamento de processos pode causar vários problemas, sua gestão eficiente trás muitas vantagens, entre elas:

  • Redução de custos;
  • Maior satisfação dos clientes e uma equipe mais engajada e produtiva;
  • Maior organização e visibilidade do desempenho e demandas dos funcionários; 
  • Mais tempo para se dedicar a parte estratégica. 

Além disso, o escritório passa a ter uma base centralizada de informações, disponível para  os colaboradores, minimizando os impactos de trocas de funcionários, e ainda atuam como uma bússola para guiar as tomadas de decisões dos gestores. 

Com isso, as chances do seu escritório de contabilidade ter um desempenho acima da média do mercado, se destacando e impressionando os clientes, aumenta demais! 

Por onde começar?

Antes de mais nada é preciso saber que a implementação da gestão de processos irá causar uma mudança de cultura no escritório. 

Você irá precisar que os colaboradores comprem a ideia e quanto mais engajados eles estiverem, mais rápido será essa fase de transição. Por isso, o primeiro passo é conscientizá-los sobre a importância do mapeamento e padronização dos processos. 

Como isso pode melhorar a rotina de cada um deles?

Se possível, convoque uma reunião com toda a equipe e faça com que todos se sintam parte fundamental da mudança que está prestes a acontecer. 

Na hora de mapear os processos, o gestor de cada departamento (se for o caso) pode conduzir dinâmicas com os membros da sua equipe para que todos façam parte da definição de cada uma das etapas, compreendendo as interfaces e definindo os responsáveis finais.  

É como se você estivesse traçando as rotas em um mapa, para conseguir chegar em um destino final. Por onde precisa passar para chegar mais rápido e sem se perder? 

Na prática…

Dá uma olhada em como ficaria um exemplo prático de um simples processo de Reembolso, por exemplo:

Com os processos e suas etapas mapeadas, é possível ter conhecimento da maneira como todos os procedimentos da empresa devem ser executados. 

A partir daí fica muito mais fácil moldá-los de acordo com os principais indicadores de desempenho, as metas e as necessidades da operação.

Também é interessante pensar em classificar quais são os principais pontos de atenção dentro de tudo o que acontece no do escritório. 

Quais são os processos mais simples e que acontecem sem grandes dificuldades?

Quais demandam mais tempo e são passíveis de erro?

Quais são os momentos críticos e que exigem mais tempo e alto nível de atenção?

Ter consciência de todos esses fatores é importante para delegar melhor e conseguir acompanhar a produtividade da equipe. 

Também fica mais fácil fazer alocações mais assertivas de funcionários de acordo com os perfis necessários para administrar cada um dos tipos processos.  

Como o G-Click pode te ajudar?

Vai ser difícil (eu diria, impossível) saber de cor as etapas de todos os processos do seu escritório de contabilidade, concorda?

É por isso que, como falamos lá no início deste artigo, a tecnologia é parte importante da  implantação da gestão de processos. 

Com o G-Click é possível armazenar e acompanhar todas as informações com apenas um clique. Ele permite que os colaboradores acessem e visualizem o fluxo das atividades e façam a gestão das suas tarefas, deixando tudo muito claro. 

A plataforma é um gestor web de processos criado por contadores e para contadores. Ou seja: as soluções que apresentadas são fruto da prática e já foram testadas!

Além disso, o sistema facilita boa parte da sua caminhada durante a fase de mapeamento de processos: 97% dele já vai configurado com as obrigações do seu escritório.

Dá só uma olhada em como fica simples para cada colaborador saber todos os processos que precisa executar no dia:

Para o gestor, medir a produtividade e identificar os principais gargalos na execução das tarefas também é muito fácil:

Gostou e quer descobrir na prática como nossa ferramenta pode te ajudar na implantação da gestão de processos no seu escritório de contabilidade? É só agendar uma demonstração gratuita! 

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