Os marcos de um escritório contábil de sucesso

Como saber se o seu escritório contábil está no caminho certo rumo ao sucesso? Você já fez o Raio X do seu escritório? Será que existem marcos de sucesso que podem te dar uma noção de qual é a maturidade do seu negócio? O que está dando certo e o que precisa ser ajustado?

Pensando nesse tema, a CEO do G-Click, Cris Andrade, convidou o criador do Canal Contabilidade Consultiva e sócio da Marco Contabilidade, Pedro Nery para participar do webinar “Marcos de sucesso do escritório contábil”

Neste artigo, fizemos um resumo da live para você, com os pontos principais desse bate papo, em que compartilharam as suas próprias experiências enquanto empreendedores contábeis, dividindo os marcos de sucesso que alcançaram.

Você vai aprender sobre:

  • Liderança (e autoliderança)
  • Cultura organizacional 
  • Gestão de time
  • Gestão de processos
  • Crescimento

Passo a passo para alcançar os marcos de sucesso

Todos os negócios passam por um processo de amadurecimento empresarial. Por isso, não importa o tamanho e nem o segmento do seu escritório. 

Se você é um empreendedor contábil, ou você já viveu ou vai viver esses marcos em algum momento. E o que chamamos de marcos aqui são aqueles momentos em que você pensa com orgulho “era exatamente isso que eu queria!”. 

Vamos falar sobre o que é preciso fazer para chegar lá, ok? 

#1 Liderança e autoliderança 

Para conseguir gerenciar uma equipe de maneira efetiva, o primeiro passo do líder é entender qual é o seu papel como fio condutor das transformações. 

As mudanças sempre precisam partir primeiro do gestor e ele deve estar ciente do seu grau de responsabilidade, avaliando e entendendo o que precisa fazer de diferente. Quando tudo dá errado, a liderança sempre é o gargalo! 

Líderes precisam ser capazes de inspirar e mobilizar pelo exemplo, de ouvir, de falar, de falhar.. 

Muitos contadores acham que o líder é infalível e que nunca pode errar ou pedir desculpas. Mas na verdade, quando um gestor erra e pede desculpas, ele está treinando a sua equipe para agir da mesma forma quando fizer algo de errado, reportando o erro e corrigindo a bagunça feita. 

Para que tenham maior autoconhecimento e desenvolvimento, é interessante que os líderes busquem referências, participem de eventos e se aproximem de outros contadores.

Estar com pessoas que passam pelas mesmas coisas é  essencial para entender como elas pensam e agem, te dando base para formar um raciocínio que pode ser aplicado na realidade da sua empresa. 

Que tal começar a frequentar os eventos do Sescon da sua região?

#2 Cultura organizacional e gestão de time

Explicando em poucas palavras, a cultura do seu escritório é basicamente aquilo que as pessoas fazem quando você (gestor) sai da sala. É o conjunto de hábitos, crenças, limitações e as ações que são adotadas. 

Você sabe dizer se o seu escritório tem uma cultura de crescimento e de abundância ou se tem uma cultura muito fechada, como se ainda estivéssemos na década de 70, sem utilizar a tecnologia a seu favor, por exemplo? 

Saiba que a mudança de cultura em qualquer empresa acontece de maneira gradativa e começa pelas lideranças.  

E é importante que isso fique claro, porque muitas vezes a limitação está muito mais na cabeça do líder do que na equipe, principalmente quando falamos de tecnologia. 

Nesse caso, por exemplo, quem costuma barrar os processos são os gestores mais velhos, porque para a equipe, geralmente mais jovem, é muito mais fácil implementar ferramentas em nuvem. 

Além disso, muitas vezes, o líder fica agarrado ao mito do herói, achando que precisa carregar a equipe e que se não fizer algo, nunca vai sair do seu jeito. 

É importante avaliar se você está sendo esse tipo de líder, que arrasta as pessoas. Será que é mesmo a sua equipe que não está preparada para as mudanças ou é você?

Em seu escritório contábil, por exemplo, a Cris não permitia que os colaboradores usassem fones. Até que uma pessoa falou: “Eu acho que a gente tem que contratar bem para a pessoa ter o mínimo de noção para saber usar o fone em momentos adequados.” 

Diante disso, uma pesquisa foi feita no escritório e muitas pessoas queriam poder usar fones. Para surpresa da Cris, depois da liberação a produtividade até aumentou, porque muitas pessoas não gostavam do falatório e acabavam se distraindo. 

Tem algo que você acha que pode atrapalhar o desempenho do seu negócio, mas que é só um achado seu e não necessariamente a realidade da equipe? Se sim, que tal dar a chance de se surpreender?

Comece as mudanças que quer implementar pelas pequenas coisas. 

Por exemplo, como são as reuniões do seu escritório atualmente? Só os líderes falam? Ou existe espaço para o compartilhamento de conhecimentos e de ideias? 

Uma maneira de começar a trabalhar isso é usando a metodologia mastermind, que permite que todos tenham um papel ativo de contribuições durante as reuniões.

Com isso, os colaboradores passam a ter que se preparar mais, se sentem parte do processo de mudança e o líder pode ouvir possibilidades que não imaginava antes. 

Essa simples mudança pode representar um ganho enorme porque as pessoas ficam muito mais engajadas. Você não precisa começar com a empresa inteira. Comece por um departamento, depois vá para outro e assim por diante. 

#3 Gestão de processos

Quando nos deparamos com erros, temos a tendência natural de procurar um culpado. Mas muitas vezes, os problemas acontecem porque existem problemas nos processos. 

O processo é um conjunto ordenado de atividades que transforma o resultado final. 

Se a forma de se fazer algo não está certa, não foi definida e cada um faz de um jeito, fica realmente difícil acertar completamente. E isso é uma das coisas que mais geram desmotivação em escritórios de contabilidade.

Como é a sua realidade? Os processos estão bem desenhados e padronizados, de maneira que todos os funcionários do setor executem as ações da mesma maneira?

Não é difícil encontrarmos empresas que têm 3 pessoas no Departamento Pessoal, por exemplo, e cada uma trabalha de um jeito. 

O que parece é que são 3 empresas diferentes. 

Enquanto líder, você bota um cliente no meio dessa loucura “controlada” por planilhas de excel e quer culpar a equipe por não saberem as informações? 

A falta de profissionalismo e amadurecimento na gestão de processos é o que mais impacta os contadores. Os problemas acontecem porque não existe um processo ordenado, de forma clara e transparente.

E é exatamente nesse ponto que o G-Click atua: ajudando o empresário contábil a dominar a sua empresa. Seja nas obrigações recorrentes dos clientes, como a folha de pagamento e os impostos; seja nas solicitações avulsas, como demissões e férias. 

Todos os processos ficam mapeados e centralizados em uma só plataforma. 

#ATENÇÃO Empresário contábil, anota essa dica:  

Tire um dia apenas para observar o que acontece dentro do seu escritório. Vai, senta e só observa o que as pessoas estão fazendo: fique 2h no contábil, 2h no societário, 2h no fiscal… 

Você vai começar a entender porque muitas vezes as pessoas dizem que é preciso contratar mais gente, que não conseguem entregar no tempo solicitado. 

É simplesmente porque não tem um processo definido. 

Escreva o que está acontecendo e o que pode ser ajustado em cada departamento para debater com a equipe. 

Quando existe uma organização de tarefas, você consegue ver exatamente onde está o gargalo dentro do mapeamento. É assim que o escritório vai ganhando produtividade e eficiência.  

Se você só acrescentar mais pessoas em uma empresa que não tem processos, tudo vai virar um caos e você só vai ter mais gente batendo cabeça. 

Ou seja: para contratar mais, faturar mais e etc, é preciso que existam processos organizados para, em seguida, existirem processos de crescimento (como marketing digital e vendas…).

#4 Crescimento 

Sabe quando você vê que atingiu o crescimento sustentável para o negócio? 

É quando você passa pela porta e fala “Nossa, a minha empresa anda sem mim!”.

Nesse momento, o seu escritório já tem os setores que você sempre sonhou, os líderes são maduros e atendem consultoria sem precisar de maiores direcionamentos.

Pode até ser que esse processo seja um pouco doído para você no início, mas pense que a sua empresa tem que ser feita para andar sozinha. 

Para chegar lá, invista o que for possível! Não fique com medo e olhe com abundância para o seu redor. Foque no que tem que ser feito e no que você acredita, porque é só assim que funciona.

Resumindo…

Para atingir o nível máximo de maturidade, você irá precisar ter um alto nível de autoliderança para conduzir o seu escritório contábil em algumas etapas, que podem ser resumidas assim: 

E como você viu, para atingir os marcos de sucesso mais rápido, é preciso ter uma plataforma para gerenciar processos e tarefas. 

Quer saber como o G-Click pode te ajudar nisso?

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