A padronização de atendimento é muito importante para uma empresa de contabilidade. Os clientes precisam receber o mesmo tipo de atendimento sempre que possível para que não exista qualquer diferença de tratamento que possa influenciar em uma avaliação negativa.

Além disso, a padronização de atendimento também passa credibilidade. Clientes que buscam os serviços do seu escritório de contabilidade e se deparam com diferentes abordagens podem desconfiar do profissionalismo de quem irá executar as atividades.

Nem sempre é fácil alcançar esse objetivo, porém a tarefa fica mais fácil seguindo algumas dicas. Veja a seguir o que fazer para garantir que os seus clientes serão sempre atendidos no padrão que você deseja.

 

Invista no treinamento da sua equipe

Não existe padronização sem treinamento. É simplesmente impossível fazer com que pessoas diferentes realizem um atendimento semelhante aos seus clientes sem que recebam a devida orientação para tal. Confiar no bom senso dos colaboradores é sempre um risco desnecessário.

O treinamento não deve ser apenas focado no básico como a saudação e a despedida, mas também nas eventualidades que possam ocorrer. Você deve prepará-los para todo tipo de situação visando a excelência de atendimento.

Identifique antes de qualquer coisa os acontecimentos mais comuns. Quais as principais dúvidas dos clientes? Quais os diferenciais do seu escritório? Quais as condições oferecidas para o cliente? Respostas como essas deverão estar na ponta da língua de todos os funcionários.

 

Estabeleça um roteiro de atendimento

A grande maioria dos atendimentos segue um padrão bastante semelhante. São raros os casos que fogem dessa regra habitual e, portanto, prepare os seus funcionários para esse roteiro.

O roteiro deve conter também informações importantes sobre o serviço a ser utilizado pelo escritório. Assim você já fica sabendo como abordar cada cliente da melhor maneira possível quando surgir a necessidade.

Importante apenas não confundir a criação de um roteiro com engessamento do colaborador. Conforme dito no item anterior, a sua equipe deve estar preparada para situações que saiam do tradicional para garantir o atendimento no nível que você deseja.

 

Acompanhe sempre o atendimento até o final

A maioria dos clientes gosta de ter um atendimento próximo e sentir que estão sendo acompanhados. Você deve estar sempre atento a tudo que acontece no seu escritório contábil e atuando quando julgar necessário.

Isso não significa que você deva atender todos os telefonemas e ficar focado na parte burocrática do negócio. Essa é a função da sua equipe. Entretanto, busque sempre acompanhar os processos o tempo todo. Pergunte, oriente, participe. Não deixe jamais um cliente sem retorno.

Esses cuidados são excepcionais para o cliente e garantem o alto nível de atendimento. Assim também será mais fácil que eles aprovem o seu serviço e voltem a buscar a sua empresa no futuro – ou até mantenham contato frequentemente.

 

Analise os resultados

Acompanhar o atendimento não deve se resumir ao processo em si. Entre em contato com os seus clientes sempre que possível e pergunte sobre o atendimento recebido e se há algo em que possa ajudar.

Os clientes serão sempre o melhor termômetro para o atendimento. Quando perceber que algo está saindo da padronização que você deseja faça uma reunião com a equipe e invista em treinamentos para melhorar aquele aspecto.

 

Acompanhe o desempenho de sua equipe em tempo real

Se o software para escritório de contabilidade utilizado pelo seu escritório permitir, acompanhe o desempenho de sua equipe e de cada colaborador com regularidade, de forma a agir sempre pró-ativamente em prol dos objetivos da empresa. Com um sistema contábil online, todo o histórico fica descentralizado da pessoa e centralizado no sistema, permitindo a avaliação do desempenho dos colaboradores, e mais importante, a qualidade do serviço prestado, praticamente em tempo real.

 

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