Como reduzir a inadimplência no seu escritório contábil?

A inadimplência é um dos indicadores mais delicados de qualquer tipo de negócio. É horrível trabalhar e ficar sem receber – pior ainda é ter que lidar com o fato de ficar cobrando um cliente. Infelizmente, porém, lidar com inadimplência será sempre necessário, e é muito importante treinar a sua equipe para organizar os processos e lidar com essa situação.

São várias razões que causam a inadimplência no seu escritório contábil. O cliente pode estar passando por problemas financeiros, o país pode passar por uma crise e aumentar os juros ou mesmo pode acontecer do cliente simplesmente esquecer-se de realizar o pagamento.

Para todos esses casos não há muita saída: é preciso entrar em contato com o devedor e entender as razões da inadimplência. É um processo cansativo, mas que precisa ser feito para o bom andamento do seu escritório.

Ao mesmo tempo, você pode tomar algumas ações que minimizem os efeitos da inadimplência. Confira a seguir algumas das principais e mais eficazes.

  1. Acorde as condições do trabalho em contrato

Contratos são burocráticos, mas também essenciais para minimizar problemas futuros. Com eles, você poderá garantir o pagamento quando formalizar algo ou fazer a interrupção das atividades caso isso não ocorra conforme o combinado.

Para isso inclua uma cláusula afirmando a data que o cliente deve realizar o pagamento e uma condicionante para a sequência do trabalho. Claro, é recomendável ter cautela com essas ações para não perder um potencial bom cliente, mas a maioria das empresas que o contratarem estará habituada a esse tipo de situação.

  1. Faça o seu negócio ser essencial ao cliente

As chances de você receber em dia aumentam quando o cliente enxergar a atividade como essencial para o seu negócio. É como fazemos na vida pessoal também: pagamos aquilo que é essencial em primeiro lugar, deixando o restante para um segundo momento.

Caso a atividade seja vital para o bom funcionamento da empresa do seu cliente ele certamente não irá atrasar seus pagamentos. Um bom exemplo disso é o fechamento da folha de pagamento. Problemas de recebimentos dos funcionários podem causar sérios problemas e ações judiciais. Com certeza ele não vai querer lidar com problemas dessa espécie.

Aqui novamente entra a importância de formalizar tudo em um contrato. Assim você fica livre até para pressioná-lo caso o pagamento não seja feito e minimiza as chances de inadimplência.

  1. Analise o histórico de pagamentos dos seus clientes antes de fechar um negócio

Você analisa os seus clientes antes de fechar um novo contrato? Se não o faz, deveria. Muitos dos maus pagadores já possuem um histórico negativo com outros fornecedores que eles contratam.

No caso dos seus clientes, mantenha um registro de pagamentos realizados de cada um. Já existem vários programas com essa finalidade e que ajudam muito na hora de garantir organização na cobrança. Caso encontre alguns exemplos negativos, repense em manter trabalhando com eles.

Para novos clientes a opção é consultar o CNPJ para ver se há algum crédito devido ou protesto. Puxe a ficha no SERASA e confira o histórico de devedor. Os relatórios são bem completos e você pode verificar a inadimplência em outras situações.

  1. Tenha um departamento de cobrança

Crie uma rotina para cobrar os seus clientes, porque nada mais justo do que receber pelo seu trabalho. Seus clientes entenderão isso, afinal eles também possuem recebíveis e não gostam de ficar com inadimplentes, não é mesmo?

Essa atitude pode ser feita por você ou alguém da sua equipe. Não precisa ser algo diário para não estressar seu relacionamento, mas mantenha em forma de lembrete.

Tente também disponibilizar de métodos de pagamento que não precisem da lembrança do cliente. É o caso de depósito automático ou pagamentos com cartão de crédito. Gerar boleto exigirá que o cliente acesse o banco e quite o valor – e ele poderá simplesmente esquecer.

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