Software contábil: será que eu devo investir?

Você sente que o seu escritório de contabilidade precisa ter mais organização nos processos? Que seria ótimo se um software contábil fosse capaz de te ajudar a antecipar demandas? Que poderia otimizar tarefas e ganhar mais tempo para atender os clientes de maneira personalizada?

Pois é, esses desafios são frequentes no dia a dia de muitos contadores!

A boa notícia é que para demandas como essas, existem soluções prontas para fazer o seu negócio ser mais eficiente. Separamos algumas delas neste artigo.

Será que você vai se identificar?

Desafio #1: “Estou cansado de pagar multas!”

Ter total controle sobre o andamento das Obrigações Contábeis de cada um dos clientes é essencial para conseguir executar as tarefas dentro do prazo.

Só assim é possível garantir a qualidade do serviço prestado, evitando penalidades referentes a qualquer tipo de descumprimento.

Mas não é sempre que você consegue isso, não é mesmo?

Solução:

Com um software contábil, é possível acompanhar tudo o que precisa ser executado para cada cliente a partir do seu cadastro.

Esse tipo de checklist livra os contadores daquele “Ih, esqueci!”, seguido das multas.

Além disso, a visualização de todas as Obrigações também permite um melhor gerenciamento de demanda.

Por exemplo, se você já está prevendo que Abril será um mês de muita correria, enquanto Fevereiro e Março estão super tranquilos, pense em tudo o que pode ser adiantado para estes meses.

Desafio #2: “Fico perdido na hora de priorizar as demandas!”

Por vezes, ter uma noção global de tudo o que precisa ser feito e priorizado é uma tarefa difícil. E se você quiser ter um visão geral do trabalho dos seus colaboradores, piorou!

É impossível conseguir ter controle sobre a lista de atividades de cada um e você acaba ficando dependente das informações te passam no boca a boca, certo?

Bem… Não precisa ser assim! Com a implementação de um software de gestão de tarefas contábeis, essa realidade pode mudar.

Solução:

Já pensou em ter tudo o que você precisa fazer, com o respectivo nível de urgência, em uma única tela?

E mais que isso: conseguir ter uma lista com cada uma das atividades dos seus contadores?

Sim, é possível ter tudo isso com apenas um clique!

Com um software de gestão você pode verificar o nível de execução das tarefas de todos no escritório e, se quiser mais detalhes, é só clicar na atividade selecionada.

Assim, você consegue ser um gestor muito mais estratégico.

Passa a ser possível, por exemplo, identificar se existem gaps de entrega relacionados a pessoas e a processos específicos.

Também fica muito mais fácil mapear onde a sua presença enquanto gestor é mais valiosa.

Se começou a identificar que um dos seus contadores está entregando tudo atrasado, é hora de chamá-lo para uma conversa.

Se percebeu que alguém está sobrecarregado enquanto outro está com um número baixo de atividades, que tal fazer um remanejamento para melhorar a performance de ambos?   

Desafio #3: “O que aquele cliente me pediu mesmo?”

Sabe quando o cliente te liga para te pedir uma demanda nova que não estava mapeada? É fácil anotar em um papelzinho e acabar perdendo. Ou nem anotar e isso ficar esquecido no meio de tantas outras tarefas.  

E aí, ou você simplesmente apaga da memória e só lembra quando recebe uma cobrança ou precisa ligar para o cliente e pedir que ele te relembre a conversa que tiveram. Em qualquer um dos cenários, é uma situação bem chata, né?

Solução:

Depois de começar a utilizar um software contábil, você não vai mais esquecer de nenhuma demanda avulsa!

Além de conseguir abrir solicitações baseadas na necessidade de cada cliente, é possível visualizar tudo o que lhe pedem.

Isso faz com que o gestor tenha um panorama geral do fluxo de demanda de cada departamento ou cliente.

Com essas informações em mãos, dá para descobrir o que os seus clientes mais solicitam e fica mais fácil mensurar a quantidade de horas de trabalho dedicadas a cada um.

Será que existem clientes que te solicitam uma quantidade muito grande de demandas pontuais e precisam de um reajuste na cobrança?

Se descobrir que sim, você passa a ter em mãos todos os dados necessários para embasar uma justificativa de aumento.

Como escolher um software contábil?

Até agora falamos um pouco sobre como as funcionalidades de um software contábil podem otimizar a sua rotina, agilizando alguns processos e diminuindo a quantidade de imprevistos e erros.

Na hora de escolher a plataforma certa para o seu negócio, é importante pensar em quais são as suas necessidades principais e como gostaria de ser ajudado.

Passo #1: Entender o seu contexto

  • Em termos de processos e organização, quais são os principais desafios do seu escritório de contabilidade hoje?
  • Enquanto gestor, quais informações estratégicas de desempenho você tem em mãos? Quais gostaria de ter?

Passo #2: Analisar diferentes opções de software para escritórios contábeis

  • Como é o processo de implementação? Quanto tempo demora? Qual é a participação do escritório? E da empresa do software?
  • Como é o suporte? Quais canais de comunicação são utilizados? Qual é o prazo para atendimento e solução?
  • Qual é o nível de segurança e confiabilidade dos dados que serão colocados no software contábil?
  • É preciso treinamento para começar a utilizar a plataforma? Se sim, como acontece esse processo?
  • Como é feito o pagamento?
  • Quem são os atuais clientes? O perfil é semelhante com o que tenho no meu escritório?
  • Existe algum tipo de manutenção do software? Se sim, qual periodicidade e quais são as implicações?

Depois de ter todas as respostas, é importante pensar no custo x benefício esperado e anotar os pontos fortes e fracos dos softwares que pesquisou.

Assim, você vai conseguir compará-los para descobrir qual é o mais adequado para a sua realidade.

Separamos alguns dados do G-Click para te ajudar nessa tomada de decisão. Lembre-se que o nosso objetivo é fazer o seu escritório economizar tempo e dinheiro. Com base nos resultados que tivemos até aqui, temos entregado:

  • Uma economia de pelo menos R$ 1600/mês no custo da operação;
  • Aumento de 11% no tempo dos gestores para questões estratégicas do negócio.  

Quer saber como conseguimos tudo isso e conhecer melhor cada uma das nossas funcionalidades?

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