Software para escritório de contabilidade: como escolher?

A escolha de um software para escritório de contabilidade nem sempre é uma tarefa simples. Muitas opções disponíveis no mercado e a falta de clareza sobre o impacto de cada uma delas no negócio podem acabar fazendo com que o gestor contábil deixe essa decisão para depois.  

Para te ajudar a acelerar esse processo e começar a usar a tecnologia em favor do negócio o mais rápido possível, neste artigo vamos trazer os pontos-chave para guiar a sua escolha.

Será que é hora de implementar?

É inquestionável que o mercado mudou e vem mudando a todo momento. Por isso, é preciso ter muita adaptabilidade para seguir crescendo e conquistando novos clientes.  

O primeiro passo para isso é entender que o que funcionava antes, pode não ser a melhor opção para agora.

Por exemplo: será que eu devo depender de um funcionário para saber como andam as entregas para determinado cliente? E se ele sair da empresa e o contato ficar difícil? E se as demandas se perderem nesse processo?

Usando um software de tarefas para escritórios de contabilidade, isso jamais aconteceria. Então, por quê você correria esse risco se já existem ferramentas disponíveis que fazem com que ele seja nulo?

Ou seja: a hora de implementar é agora!

Se o seu escritório está desorganizado, utilize o software para fazer com que os processos se tornem controlados e eficientes.

Se acredita que o seu escritório já tem um bom nível de organização, faça da tecnologia uma aliada para mapear os fatores críticos de sucesso e definir onde a sua atuação como gestor gera mais resultado.

Sabe o que isso significa? Que independentemente do contexto, você vai encontrar um software que se adeque a sua realidade. Basta saber o que procurar!

Como acertar na escolha de um software para escritório de contabilidade?

Na hora de tomar essa decisão, existem alguns critérios que precisam ser levados em conta. Só assim é possível analisar as opções e ter um critério objetivo e embasado de escolha.

Nos tópicos abaixo, você vai encontrar um guia com os pontos principais para criar a sua checklist.

  1. Conheça muito bem o seu negócio e contexto

Antes começar a buscar soluções externas é preciso olhar para dentro e entender quais são os principais gargalos da operação.

A rotina de uma empresa de contabilidade envolve múltiplos focos e a necessidade de permanente integração com outros setores.

Por isso, mapeie e tenha claro quais são os pontos que precisam de melhorias.

Para te ajudar nessa tarefa, clique aqui e acesse o Raio X do escritório contábil.

A partir disso, você vai conseguir saber se determinado software para escritório de contabilidade faz sentido para a sua realidade e é realmente uma solução para um desafio que vem sendo enfrentado.

  1. Deve ser online

Foi-se o tempo em que era comum instalar programas na área de trabalho dos computadores da empresa.

Atualmente, o negócio é o armazenamento em nuvem.

Isso significa que ao invés de estarem guardados nas máquinas do escritório, eles estarão em data centers bem longe da sua empresa.

As vantagens desse novo modelo de armazenamento são muitas. Entre elas, a prevenção contra vírus ou panes que podem destruir tudo o que estava salvo em apenas um computador e a possibilidade de todos da equipe colaborarem, atualizando as informações e consultando-as em tempo real.

Cada um na sua máquina, com seus respectivos login e senha, é claro.

Está doente e não vai conseguir ir no escritório? É só acessar de casa!

Ou seja: com a tecnologia que temos disponível hoje, não faz o menor sentido implementar algo que não seja online.

  1. Alinhe expectativas

Para não se decepcionar e saber exatamente o que esperar do fornecedor contratado, um alinhamento de expectativas é fundamental.

Nesse ponto, é importante que você saiba o que espera e que use isso na hora de fazer a sua escolha. Por exemplo: você valoriza agilidade no atendimento e gosta de suporte por um canal específico? Então procure saber como o processo funciona nas empresas de software que está pesquisando.

Antes de fechar o negócio, certifique-se de que todas as suas expectativas que não são negociáveis estão sendo cumpridas por quem escolher. É bom comunicar o que você espera e perguntar se poderá ser atendido, antes de assinar o contrato.

Assim, não existirão ruídos de comunicação e provavelmente a implementação será mais rápida.

Leia também: Automatização na contabilidade: consiga novos clientes com um software

  1. Preocupe-se com segurança da informação

Em um escritório de contabilidade, usar um sistema frágil que pode virar alvo de hackers ou de vírus que exponham informações confidenciais de clientes é muito arriscado.

Por isso, sempre priorize softwares como o GClick, em que todas as informações são criptografadas.

Lembre-se que soluções em nuvem também são mais seguras já que a proteção e a privacidade dos dados são garantidas por avançadas tecnologias de segurança da informação.

  1. Busque referências e cases

Antes de bater o martelo e definir a sua escolha, nada melhor do que ouvir a experiência de quem já é um cliente para saber se você está no caminho certo.  

Será que algum(a) amigo(a) do ramo contábil utiliza o software que você está pensando em escolher? O que ele/ela tem dizer sobre a plataforma? Recomenda? Quais são os pontos de atenção?

Use o seu networking para te ajudar nessa decisão. Caso não conheça ninguém que possa te auxiliar, pergunte a própria empresa se eles têm bons cases de escritórios com o mesmo tamanho e perfil do seu que poderiam compartilhar.

Agora que você já tem todas as informações que precisa para escolher o melhor software para escritórios de contabilidade, chegou a hora de agir!

Que tal conhecer um pouco mais sobre as soluções do GClick?

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